Die Taxiquittung ist für Geschäftsreisende bares Geld wert: Ohne Beleg keine Erstattung durch den Arbeitgeber, kein Betriebsausgabenabzug, keine Werbungskosten. Auf dieser Seite erstellen Taxi- und Mietwagenunternehmer saubere Quittungen als PDF – und Fahrgäste erfahren, was zu tun ist, wenn der Zettel aus dem Taxi verloren gegangen ist.
Was gehört auf eine ordnungsgemäße Taxiquittung?
Die meisten Taxifahrten bleiben unter 250 € – damit genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, sprich: eine vollwertige Quittung mit diesen Angaben:
- Name und Anschrift des Taxiunternehmens (nicht nur „Taxi 1234" – die vollständige Firmierung)
- Ausstellungsdatum (= Fahrtdatum)
- Art der Leistung: „Taxifahrt von … nach …", idealerweise mit Uhrzeit
- Bruttobetrag inklusive Trinkgeld-Vermerk, falls quittiert werden soll
- Umsatzsteuersatz (7 % oder 19 % – siehe unten) bzw. bei Kleinunternehmern der Hinweis auf § 19 UStG
- Unterschrift des Fahrers – keine gesetzliche Pflicht der Kleinbetragsrechnung, aber branchenüblich und für die Anerkennung beim Arbeitgeber hilfreich
Für Fahrgäste gilt: Prüfen Sie den Beleg direkt im Taxi. Fehlt die Anschrift des Unternehmens oder der Steuersatz, kann die Buchhaltung die Erstattung verweigern.
7 % oder 19 %: Welcher Steuersatz gilt im Taxi?
Eine Besonderheit der Branche, die auf der Quittung stimmen muss:
- 7 % (ermäßigt): Taxifahrten im Nahverkehr – innerhalb einer Gemeinde oder bei Strecken bis 50 km.
- 19 % (regulär): Fahrten über 50 km sowie in der Regel Mietwagen-Beförderungen (z. B. klassische Chauffeur- und App-Fahrdienste ohne Taxikonzession).
Im Generator wählen Sie beim gewerblichen Verkauf einfach den passenden Steuersatz – die Steuerbeträge werden automatisch berechnet und ausgewiesen.
Taxiquittung verloren: So retten Sie die Erstattung
Der Klassiker auf Geschäftsreise: Die Fahrt war echt, der Beleg ist weg. Drei Wege führen trotzdem zum Ziel:
- Beim Taxiunternehmen nachfragen: Über Datum, Uhrzeit und Strecke lässt sich die Fahrt oft zuordnen – viele Zentralen stellen eine Zweitschrift aus, besonders bei Kartenzahlung.
- Kartenzahlungs-Beleg nutzen: Der Kontoauszug bzw. der Beleg des Kartenterminals dokumentiert Betrag und Empfänger – in Kombination mit einer kurzen Notiz zur Fahrt akzeptieren das viele Arbeitgeber.
- Eigenbeleg erstellen: Für die eigene Buchhaltung bzw. die Steuererklärung können Sie einen Eigenbeleg ausstellen: Datum, Strecke, Betrag, Grund der Fahrt und der Vermerk „Originalbeleg verloren". Das Finanzamt erkennt Eigenbelege bei glaubhaften, betragsüblichen Fahrten in der Regel an – der Vorsteuerabzug entfällt allerdings.
Wichtig: Ein Eigenbeleg ist eine Notlösung für den eigenen Nachweis – niemals ein Werkzeug, um nicht angetretene Fahrten zu „belegen". Wer Belege für erfundene Spesen erstellt, begeht Betrug bzw. Steuerhinterziehung.
Für Taxi- und Mietwagenunternehmer: digital quittieren
Handschriftliche Quittungsblöcke im Taxi sind fehleranfällig – gerade nachts. Der Generator oben bietet eine schnelle Alternative für alle Fälle, in denen der Fiskaltaxameter-Bon nicht reicht oder ein Kunde einen formellen Beleg mit Unterschrift wünscht:
- Auf dem Smartphone ausfüllen, direkt im Fahrzeug unterschreiben (Touchscreen) und das PDF dem Fahrgast per E-Mail oder Messenger senden.
- Als installierbare App funktioniert der Generator auch ohne Internetverbindung – etwa in der Tiefgarage oder auf Landstrecken.
- Beträge werden automatisch in Worte umgewandelt, der Steuersatz (7 %/19 %) wird sauber ausgewiesen.
Beachten Sie: Der Quittungs-Generator ergänzt die Belegausgabe des Taxameters, er ersetzt aber kein Kassensystem im Sinne der KassenSichV. Für die Bewirtung von Geschäftspartnern nach der Fahrt gibt es übrigens ein Schwesterprojekt: den Bewirtungsbeleg-Generator.
Taxikosten absetzen: die Steuerseite für Fahrgäste
- Dienstreise: Taxikosten sind in tatsächlicher Höhe als Reisekosten abziehbar bzw. vom Arbeitgeber erstattbar – Beleg erforderlich.
- Weg zur Arbeit: Hier gilt grundsätzlich nur die Entfernungspauschale; Taxikosten für den Arbeitsweg sind nach aktueller BFH-Rechtsprechung nicht zusätzlich abziehbar (Taxi ist kein „öffentliches Verkehrsmittel" im Sinne der Pauschalen-Ausnahme).
- Krankheitsfahrten: Medizinisch notwendige Taxifahrten können als außergewöhnliche Belastungen zählen – Verordnung und Quittung aufbewahren.
- Selbstständige: Betrieblich veranlasste Fahrten sind Betriebsausgaben; mit ordnungsgemäßer Quittung inklusive Steuersatz gibt es zusätzlich den Vorsteuerabzug.
Häufig gestellte Fragen zur Taxiquittung
Fazit: Ob als Unternehmer im Fahrzeug oder als Fahrgast mit verlorenem Beleg – mit Generator und Eigenbeleg-Vorlage sind Taxi-Belege in zwei Minuten geregelt.
